El Certificado de Empresa es un documento oficial que acredita el final del vínculo laboral de un empleado con la empresa y, por tanto, la situación legal de desempleo del trabajador.
Este certificado, que irá firmado únicamente por la empresa y no por el empleado, refleja todos los datos necesarios de la persona en cuestión, tanto personales como de cotización, que deben ser remitidos al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) en cuanto se proceda a terminar la relación laboral.
¿Para qué sirve el certificado de empresa?
El Certificado de Empresa es un documento indispensable para solicitar el subsidio por desempleo, por ejemplo, ya que acredita legalmente la situación laboral de una persona (en desempleo) y el derecho de esta a percibir una prestación.
También es un documento imprescindible para acceder a los cursos de formación para desempleados o para optar a cualquier otro trabajo que esté gestionado por los Servicios Públicos de Empleo.
La empresa está obligada a comunicar a SEPE los datos del certificado de empresa en los diez días siguientes a la situación legal de desempleo y debería ponerlo en conocimiento del trabajador.
Fundamentalmente, el Certificado de Empresa recoge las bases de cotización de los últimos 6 meses (180 días) y la causa de la extinción de la relación laboral (despido, fin del contrato, fin del periodo de prueba o no superación del mismo, etc.).
De esta manera, el SEPE puede valorar si el interesado tiene derecho a percibir la prestación por desempleo y calcular el importe de la misma.
Hay que tener en cuenta que en aquellos casos donde la causa de la excisión del vínculo laboral fuera por razones de baja voluntaria del trabajador, este no tendría derecho a ninguna prestación por desempleo.
¿Cómo obtener el certificado de empresa?
El trabajador puede solicitar el Certificado de Empresa a través de la Sede Electrónica del SEPE (en el apartado “Personas”), acudiendo directamente al representante legal o al gestor de la empresa o en el Departamento de Recursos Humanos de la misma.
En la mayoría de las ocasiones, como es su obligación, la entidad envía el Certificado de Empresa directamente al SEPE de forma telemática (a través de la aplicación “Certific@2”) en lugar de pasar por manos del empleado.
Certific@2 es una plataforma creada por el SEPE para facilitar a los empresarios la realización de todo tipo de trámites con esta Administración, con la misma validez legal que la de otros medios admitidos hasta el momento y con un procedimiento más rápido, sencillo y eficaz.
Únicamente será necesario contar con firma electrónica expedida por alguna autoridad de certificación o con una autorización para la transmisión telemática de datos a los Servicios Públicos de Empleo (obtenida mediante la aplicación Contratos).
La entrega física en mano del Certificado de Empresa (preferentemente documento a color con el sello y la firma del empresario) solo es obligatoria en el caso de trabajadores fijos discontinuos, autónomos, empresas de tamaño muy reducido, algunos profesionales taurinos, empleados/as del hogar o en aquellos trabajadores con sucesivos contratos temporales dentro de un mismo mes.
Según la Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo, “por la que se regula el envío por las empresas de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal por medios electrónicos”, estas están obligadas a emitir el Certificado de Empresa en el plazo máximo de diez días desde el día siguiente al despido del trabajador o al final del contrato.
Por ejemplo, independientemente de que este vaya a presentar o no la solicitud de prestación por desempleo; esta comunicación puede hacerse 24 horas al día los 365 días del año.
El trabajador, a su vez, deberá remitir el correspondiente certificado a la Oficina de Empleo antes de que transcurran 15 días, para que no se retrase el comienzo del cobro de la prestación en caso de solicitarla.
¿Qué información figura en el certificado de empresa?
Un certificado de Empresa debe contener información real y correcta ya que los errores, de cualquier índole, pueden retrasar el cobro de las prestaciones cuando estas sean solicitadas.
Los datos que debe recoger un Certificado de Empresa son los siguientes:
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- Datos de la empresa.
- Datos del Trabajador.
- Fecha de efectos de la situación legal de desempleo y causa de la misma.
- Bases de cotización de los últimos 180 días trabajados.
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El Servicio Público de Empleo Estatal enviará un mensaje de confirmación una vez que haya recibido la comunicación por parte de la empresa y, este mensaje, sirve como justificante y recibo de presentación a todos los efectos.
¿Qué hago si la empresa no me facilita el certificado de empresa?
Según la Ley General de Seguridad Social (artículo 298) y el RD-legislativo 8/2015, los empresarios están obligados a facilitar el Certificado de Empresa a sus empleados y a presentarlos a la Administración correspondiente por medios telemáticos o electrónicos.
El incumplimiento de esta obligación está contemplado como “grave” en la Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, y es susceptible de ser penalizado con multas que pueden llegar a los 6000 Euros según el artículo 22 de dicha Ley.
La empresa está obligada a remitir al SEPE el Certificado de empresa, pero si esta se niega a hacerlo o surge algún problema que se lo impida y quieres acceder a la prestación por desempleo, deberás comunicarlo en las oficinas del Servicio Público de empleo y presentar junto con la solicitud el impreso “Declaración de carencia de documentación” dentro del plazo.
Puedes descargar este impreso de manera online a través de la página web del SEPE o pedirlo de forma presencial en alguna de las oficinas.
De esta forma, será el propio Servicio Público de Empleo el que se encargará de requerir el documento a la empresa directamente o mediante una inspección de trabajo.
En ningún caso se le podrá exigir al trabajador que reclame él mismo el Certificado de Empresa por sus propios medios.
No obstante, como hemos señalado, siempre que la empresa haya remitido telemáticamente el Certificado de Empresa al SEPE ya ha cumplido con su obligación legal y, el trabajador podrá comprobarlo a través de la página web y obtener fácilmente una copia del documento.
Otros modelos de Certificados de empresa
El Certificado de Empresa que hemos visto hasta ahora es el que el SEPE exige para que una persona pueda solicitar el paro, pero existen varios modelos orientados a otro tipo de trámites, donde la empresa debe hacer constar una circunstancia determinada y cuyo conocimiento puede ser útil o imprescindible en determinados casos:
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- Certificado de Empresa de Funciones o Tareas Desempeñadas por el Trabajador
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La empresa está obligada a facilitarlo ante la solicitud de un ex-trabajador, que puede requerirlo para acreditar su ámbito de experiencia y su tarea en determinadas funciones con el objetivo de buscar otro empleo o tramitar una solicitud de incapacitación, por ejemplo.
Existe un modelo oficial a modo de formulario, que puede descargarse en la página web del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
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- Certificado de Empresa para Jubilación Parcial
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Se trata de un documento que permite al jubilado el acceso a la prestación o subsidio parcial por esta condición si cumple una serie de condiciones: tener cumplida la edad de 65 años (o 63 con más de 36 años y seis meses cotizados), una antigüedad de 6 años en la empresa, 33 años cotizados y una reducción de su jornada laboral de entre el 25% y el 50%.
La empresa deberá certificar los datos de este trabajador y del sustituto relevista (en el caso de que exista) que ocupará su puesto.
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- Certificado de Empresa para Convalidación de Prácticas
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Necesario para alumnos que hayan realizado prácticas durante un período de tiempo en una empresa determinada y necesiten convalidarlas por créditos universitarios, por ejemplo, o acreditar oficialmente la experiencia laboral para su currículum.
Este Certificado ha de ser expedido por el tutor responsable del alumno en la empresa, siempre que este lo solicite, especificando las horas totales completadas.
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- Certificado de Empresa Acreditativo de Experiencia Laboral
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Documento que hace constar de forma legal las competencias adquiridas a lo largo de la trayectoria profesional de un trabajador y su experiencia laboral.
Especifica las tareas realizadas por el empleado y los años de experiencia en cada una de ellas.
Existe un “Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales”, ya que no todas pueden ser fácilmente acreditadas.
Para poder solicitar a la empresa este certificado, el trabajador deberá cumplir una serie de requisitos como un número determinado de años de antigüedad y de horas de trabajo.
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- Certificado de Empresa para Guardería
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Es un documento en el que se concreta y se hace constar de forma oficial el horario de trabajo de un empleado, con el objetivo de acceder a una plaza de guardería pública y/o subvencionada para el hijo/a o hijos/as de este.
El horario laboral de los padres puede contribuir a obtener puntos que jueguen a favor en el proceso de adjudicación de plazas para favorecer la conciliación familiar.